Esta política explica qué datos personales trata Vitriospot, para qué, con quién se comparten y cómo puedes ejercer tus derechos. Cumple la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013). La autoridad de control es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
1. Quién es el responsable
Kuilmer Santiago Hernandez Cruz, persona natural, NIT 1.029.144.754-1, con domicilio en la Calle 24A # 59-59, oficina 803, Bogotá D.C., Colombia, que presta el servicio Vitriospot.
Canales para todo lo relacionado con tus datos (lunes a viernes, 8:00 a. m. a 5:00 p. m.):
- Correo: hola@vitriospot.com
- Dirección física: Calle 24A # 59-59, oficina 803, Bogotá D.C.
2. Dos papeles distintos
Vitriospot trata datos personales en dos calidades, y conviene no confundirlas:
| Vitriospot es… | De quién son los datos | Qué política aplica | |
|---|---|---|---|
| Los estudios que usan Vitriospot (dueños, equipo) y las personas que nos escriben | Responsable | De esas personas | Esta política |
| Los clientes de cada estudio (quienes reciben galerías, y las personas que salen en las fotos) | Encargado, por cuenta del estudio | Del estudio, que es el Responsable | La política del estudio, que el cliente acepta al entrar a su galería. Vitriospot actúa según el Contrato de Transmisión firmado con cada estudio |
Si eres cliente de un estudio y quieres consultar, corregir o borrar tus datos, el camino directo es el estudio. Si nos escribes a nosotros, le pasaremos tu solicitud al estudio y te ayudaremos a que se resuelva.
3. Qué datos tratamos como Responsable
De los estudios y su equipo
- Identificación y contacto: nombre, nombre del estudio, correo, teléfono, ciudad, y NIT o documento si hace falta para facturar.
- Datos de la cuenta: usuario, contraseña (guardada solo como huella cifrada que no permite recuperarla), rol, configuración de marca.
- Datos de pago: plan, fechas y valor de los pagos, comprobantes. No guardamos datos de tarjetas ni de cuentas bancarias distintos de lo que figure en un comprobante.
- Datos técnicos: fecha, hora y dirección IP de los ingresos al panel, y registros de errores, por seguridad.
De quienes nos contactan
- Lo que nos escribas por WhatsApp, correo o redes, y tu número o correo.
De quienes visitan vitriospot.com
- La página no usa cookies ni rastreadores publicitarios. Para contar visitas usamos una medición sin cookies (Cloudflare Web Analytics) que no identifica a las personas.
No tratamos datos sensibles de los estudios. No recogemos datos de niñas, niños ni adolescentes como usuarios del servicio.
4. Para qué los usamos
- Crear y administrar tu cuenta y prestarte el servicio contratado.
- Darte soporte y responder tus mensajes.
- Avisarte de vencimientos, cambios en el servicio, en los precios o en los documentos legales.
- Registrar pagos y emitir los documentos tributarios que correspondan.
- Proteger el servicio: detectar accesos indebidos y abusos, y dejar constancia de lo que hace cada cuenta.
- Medir de forma agregada cómo se usa el servicio para mejorarlo (por ejemplo, cuántas galerías crean los estudios), sin mirar el contenido de las galerías.
- Enviarte, solo si lo autorizas aparte, novedades de Vitriospot. Puedes darte de baja cuando quieras.
No vendemos datos personales ni los cedemos a terceros para que hagan publicidad.
5. Autorización
Nos das tu autorización al aceptar esta política cuando creas la cuenta o empiezas la prueba gratuita, o al escribirnos por primera vez, donde te indicamos dónde leerla. Guardamos constancia de esa aceptación. Puedes revocarla en cualquier momento (sección 9), salvo cuando debamos conservar datos por una obligación legal o contractual.
6. Con quién se comparten
Solo con proveedores que nos ayudan a prestar el servicio, que actúan como encargados y tratan los datos según nuestras instrucciones:
| Proveedor | Para qué | Dónde |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. | Alojamiento de la plataforma, la base de datos, los archivos y los respaldos; protección de la red; medición de visitas | Servidores en varios países, incluidos EE. UU. y la Unión Europea |
| Resend, Inc. | Envío de correos (avisos, recuperar contraseña) | EE. UU. |
| Meta Platforms (WhatsApp) | Cuando eliges escribirnos por WhatsApp | Varios países |
También entregaremos datos a una autoridad que los pida en ejercicio de sus funciones y con el procedimiento legal.
Datos fuera de Colombia
Como nuestros proveedores tienen servidores fuera de Colombia, los datos se transmiten a otros países. Es una transmisión (no una transferencia): los proveedores tratan los datos por nuestra cuenta y solo para prestar el servicio, bajo contratos que les exigen niveles de protección equivalentes a los que asumimos nosotros, como lo permite el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.
7. Cuánto tiempo los guardamos
| Dato | Plazo |
|---|---|
| Galerías y datos de los clientes del estudio | Si el plan vence sin pago, se borran 15 días después del vencimiento |
| Datos de la cuenta del estudio (usuarios, marca, configuración) | Mientras la cuenta exista, incluso inactiva, para que el estudio pueda volver. Se borran cuando el estudio lo pide o tras 12 meses de inactividad |
| Copias de seguridad de la base de datos | 30 días; se eliminan solas |
| Registros de errores | 30 días |
| Alertas técnicas resueltas | 90 días |
| Registro de acciones de operación y soporte | Mientras exista la cuenta del estudio |
| Pagos y documentos contables | 10 años, como exige la ley comercial (art. 60 del Código de Comercio) |
| Mensajes de contacto | 2 años desde el último mensaje |
8. Cómo los protegemos
- Conexiones cifradas (HTTPS) y datos cifrados en reposo en los servidores de Cloudflare.
- Contraseñas guardadas con una función de derivación (PBKDF2) que no permite leerlas.
- Cada estudio solo puede ver lo suyo; lo probamos ruta por ruta en cada cambio.
- La operación de Vitriospot usa doble factor de autenticación y no tiene acceso al contenido de las galerías. El acceso de soporte a un panel solo existe si el estudio lo concede, por 24 horas, y queda registrado.
- Respaldo diario de la base de datos.
Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, te lo informaremos y lo reportaremos a la SIC como exige la ley.
9. Tus derechos y cómo ejercerlos
Como titular tienes derecho a:
- conocer, actualizar y rectificar tus datos;
- pedir prueba de la autorización que nos diste;
- saber qué uso les hemos dado;
- revocar la autorización o pedir que se borren, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos;
- acceder gratis a tus datos;
- presentar quejas ante la SIC, después de haber hecho tu reclamo ante nosotros.
Cómo: escríbenos a hola@vitriospot.com con tu nombre, cómo contactarte, qué pides y, si es un reclamo, los hechos y los documentos que quieras aportar.
Plazos (los de la Ley 1581):
- Consultas: respuesta en máximo 10 días hábiles, prorrogables 5 más avisándote el motivo.
- Reclamos (corregir, actualizar, borrar o señalar un incumplimiento): respuesta en máximo 15 días hábiles, prorrogables 8 más avisándote el motivo. Si el reclamo está incompleto, te pediremos lo que falta dentro de los 5 días siguientes; si no lo completas en dos meses, se entiende desistido.
Para ejercer los derechos en nombre de otra persona hay que acreditar la representación.
10. Datos de los clientes de los estudios
Cuando guardamos datos de los clientes de un estudio (sus nombres, correos, fotografías, registros de acceso y, si el estudio usa la búsqueda por persona, los vectores numéricos de sus rostros), lo hacemos como Encargado y solo para prestarle el servicio al estudio. No los usamos para fines propios, no los cruzamos entre estudios y los borramos cuando el estudio lo decide o cuando termina su contrato. El detalle está en el Contrato de Transmisión de Datos Personales y en la política de cada estudio.
11. Cambios en esta política
Si la cambiamos de forma importante te avisaremos por correo o en el panel antes de que entre en vigor, y te pediremos de nuevo la autorización cuando cambie la finalidad del tratamiento.
Versión 1, del 15 de octubre de 2026. Rige desde su publicación en vitriospot.com.